De 3 componenten van een contractbeheer strategie

Beheert u ook de termijn van uw contracten in Excel, Outlook of een andere toepassingen? Gaat u vervolgens de specifieke modaliteiten van de overeenkomst opzoeken via een fysiek archief?

Verkeerd gealigneerde en gebrekkig opgestelde contracten creëren zowel een verhoogde kost als een verhoogd risico voor veel organisaties. Volgens de Internationale Associatie voor Contract en Commercieel Management:

  • Ondervind 77% van de bedrijven hinder van verkeerd gealigneerde contractdoelstellingen en – termijnen
  • Ervaart 55% van de bedrijven verwarring in contractuele verantwoordelijkheden
  • Ervaart 48% van de bedrijven moeilijkheden op vlak van prijswijzigingen en leveringsvoorwaarden

Dit alles is een direct resultaat van een manuele en adhoc benadering inzake contractbeheer. Het elimineren van papier door digitale contracten vertegenwoordigt een grote discipline om financiële en operationele prestaties, doeltreffend beheer van onderaannemers en het minimaliseren van contract risico, bijvoorbeeld:

  • Automatische verlenging bij minder waardevolle contracten
  • Continueren van betalingen op geannuleerde contracten
  • Laten verlopen van waardevolle overeenkomsten

Er zijn 3 elementen in een effectieve Contractbeheer Strategie:

  1. Van idee tot overeenkomst
  • Hoe kan je het contractuele proces stroomlijnen?
  • Hoe kan je contract templates gebruiken om het aanpassingswerk te accelereren?
  • Is er een duidelijke en consistente structuur en zijn de globale componenten duidelijk? (Termijn, notificatie, kader, facturatie)?
  • Is er een geautomatiseerd proces om deadlines en vervaldata te melden?
  • Hanteert u elektronische handtekening waar mogelijk?
  • Kunnen werknemers contracten verwerken op elke plaats, elk moment en op elk toestel?
  1. Creëer een duidelijk en controleerbaar record
  • Wie heeft goedkeuring gegeven op wat en welk moment? Hoe kan je dit bewijzen?
  • Zijn de contracten gearchiveerd op een manier dat onveranderlijk en controleerbaar is?
  • Zijn alle contractuele elementen en documenten (tekst van het contract, (voor)ontwerpen, protocols en condities) gearchiveerd in een digitale én beveiligde vorm?
  • Behoudt u verschillende versies en controles van veranderingen die werden aangebracht?
  • Heeft u beschermde en beveiligde confidentiële contractuele informatie en voorwaarden?
  1. Identificeren van trends en inzichten ontwikkelen
  • Indien alle contracten in een consistent proces op één plaats werden bewaard, welke strategische inzichten zou dit geven aan uw bedrijf ?
  • Heeft u de bedrijfsrisico’s – en opportuniteiten – gedetecteerd in uw actieve contracten?
  • Gebruikt u deze intelligentie om bedrijfsmatige beslissingen te nemen?

De beloning van het automatiseren en beveiligen van contractuele administratieve processen is enorm. Digitale contracten bieden meer controle, verminderen risico en verschaffen organisaties meer inzicht in de bedrijfsactiviteiten.