5 manieren om tijd te besparen met documentbeheer van DocuWare.

Het is bedrijfsmatig verstandig om te profiteren van processen om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren, vooral als ze breed worden toegepast, in plaats van alleen voor een afdeling of een projectteam. Documentbeheer biedt veel efficiëntie en omdat deze systemen nauw zijn geïntegreerd met de rest van uw IT-infrastructuur, hebben ze het potentieel om tijd te besparen in heel uw organisatie.

Hier zijn vijf tips om waardevolle tijd te besparen met DocuWare:

  1. Zoeken naar documenten: de gemiddelde werknemer verspilt elke week 3,5 uur aan het zoeken naar documenten die hij uiteindelijk niet kan vinden, blijkt uit onderzoek van IDC. Met digitaal documentbeheer van DocuWare daalt de zoektijd tot enkele seconden. Vooral als uw systeem krachtige, geautomatiseerde indexering biedt, hoeft u zich geen zorgen te maken over het verliezen van documenten.
  2. Verhoog de snelheid van bedrijfsprocessen: of u nu een factuur ter goedkeuring stuurt, applicaties verwerkt of revisies beheert van een prijslijst, deze verschillende projecten vereisen een gelijktijdige samenwerking op documenten en vervolgens een manier om het definitieve document voor goedkeuring door alle afdelingen te routeren . Het beheren van deze goedkeuringen, volgens het IDC, kost de gemiddelde werknemer 4,3 uur per week. Met DocuWare en geautomatiseerde workflows kan die tijd aanzienlijk worden verminderd, omdat de verantwoordelijke onmiddellijk kan zien waar documenten worden opgehouden en actie kan ondernemen.
  3. Werkstromen automatiseren: documenten heen en weer doorsturen kost tijd en verhoogt de kans op fouten. Met een digitale workflow kunt u echter elektronische documenten en workflows combineren die het proces automatiseren. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die ervoor zorgt dat elke factuur van meer dan € 5.000,00 automatisch wordt doorgestuurd naar de financieel directeur. Bedragen die lager zijn als € 5.000,00 kunnen door andere mensen van financiën beheert worden. Het resultaat is minder fouten en meer transparantie en een betere procesefficiëntie.
  4. Vermindering van werk: mensen besteden veel onproductieve tijd aan het opnieuw formatteren van documenten. De gemiddelde werknemer besteedt 2,4 uur aan wekelijkse verplaatsing van documenten van het ene formaat naar het andere, volgens IDC, en 3,8 uur aan het converteren van meerdere indelingen naar één documentindeling. Met DocuWare kunt u die tijd besparen door de documentopmaak automatisch te standaardiseren volgens uw voorkeuren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alle documenten automatisch te laten converteren naar PDF’s of om documenten in hun oorspronkelijke bestandstypen te bewaren (Word-documenten, Excel-spreadsheets, e-mails). Het hangt af van hoe u van plan bent om deze documenten te gebruiken.
  5. Verbetering van samenwerking tussen afdelingen: integratie van al uw documenttypen, inclusief e-mails en papier, maakt het eenvoudiger voor werknemers om samen te werken aan projecten en om informatie te delen. Als u bijvoorbeeld bij een ingenieursbureau werkt, kunnen uw voorstellen een Word-document, een CAD-tekening en een spreadsheet bevatten. Voordat u een voorstel bij de klant indient, kunt u deze documenten samenvoegen en naar verschillende afdelingen sturen ter beoordeling. DocuWare zal het voor teamleden mogelijk maken om het CAD-bestand te bekijken, zelfs als zij geen toegang hebben tot een CAD-applicatie.

Dit zijn slechts een handvol manieren waarop uw organisatie tijd kan besparen door DocuWare toe te passen op algemene taken en bedrijfsprocessen. Wenst u meer informatie omtrent ons document management systeem, bekijk dan onze website of neem contact op via info@alfacom.be.