OCR-herkenning, hoe werkt dat nu eigenlijk en wat zijn de voordelen?

Digitalisering is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Iedereen op de werkvloer spreekt over dit onderwerp en dan hoor je vaak termen zoals OCR, ICR, factuurherkenning, UBL,… maar wat betekenen deze termen nu allemaal  en welke invloed hebben ze op uw dagelijkse documentverwerking. Wij zetten de belangrijkste punten voor u even op een rijtje.

Wat is OCR?

OCR, ofwel Optical Character Recognition, is een techniek waarmee papieren documenten kunnen worden omgezet naar digitale versies. Alle relevante gegevens worden met OCR-software automatisch uitgelezen en herkend. Het principe is dus dat OCR software tekst gaat herkennen op een gescand document. Men spreekt ook vaak over tekst-/factuurherkenning. In deze blog zullen we het voornamelijk hebben over factuurherkenning.

Wat zijn de voordelen van OCR?

OCR-scanning is tegenwoordig niet meer weg te denken op de nieuwste generatie multifunctionele printers. Vaak bieden leveranciers van MFP’s een standaard OCR-module op hun toestellen aan of wordt er geopteerd voor betalende OCR Software. Maar wat zijn nu de voordelen van OCR & factuurherkenning?

Nauwkeurig

Een handmatige verwerking van facturen kan menselijke fouten met zich meebrengen en is best een intensieve job. Door gebruik te maken van OCR-software elimineer je deze foutenmarge en werk je een stuk nauwkeuriger. Zeker bij grote volumes ligt de foutenmarge beduidend lager.

Efficiënt

U gaat veel efficiënter werken, door OCR-software hoeft de administratieve kracht geen factuurgegevens meer over te typen. Hij/zij kan overgaan naar een controlerende functie en kan dus ook ingezet worden voor relevantere taken.

Hoe werkt OCR – factuurherkenning?

Factuurherkenning kan op twee manieren worden toegepast; Template- of FreeForm based. De meeste oplossingen voor het digitaliseren van je inkoopfacturen, bieden één van deze twee mogelijkheden aan. Beide varianten hebben voor- en nadelen, maar om te beginnen; Wat betekenen beide termen eigenlijk en wat zijn de verschillen tussen beide varianten?

1. Template

De eerste vorm is template factuurherkenning. Een template is een vooraf bepaald sjabloon waarin de opmaak en indeling van de facturen op voorhand wordt vastgelegd. Er wordt dus vooraf bepaald op welke locatie de verschillende waardes/gegevens per factuur kunnen worden uitgelezen.

Templates kunnen zeer waardevol zijn indien je weinig leveranciers hebt, die wel veel facturen toesturen. Op deze manier heb je een hoge mate van herkenning met een beperkte inspanning voor het inrichten van de templates.

Wat zijn de voordelen van templates?
  • Eénmaal de templates gemaakt zijn, heb je een zéér nauwkeurige herkenning op uw documenten
  • Eenvoudige oplossing voor KMO’s die vaak met dezelfde leverancier werken
  • De metadata uit de templates kunnen automatisch worden gekoppeld met boekhoudprogramma’s, ERP-systemen,…
Echter brengt deze techniek ook enkele nadelen met zich mee:
  • Een template is nog geen garantie op goede herkenning. Een template geeft alleen aan waar een waarde gevonden kan worden. Het is echter nog geen garantie dat de waarde ook goed herkend wordt.
  • Per leverancier is een andere template vereist. Het aanmaken van templates tijdens de implementatie van een systeem is tijdrovend.
  • Templates zijn onderhoudsgevoelig. Je bent eigenlijk nooit helemaal klaar met templates maken, omdat de opmaak van facturen kan veranderen.
2. FreeForm

FreeForm factuurherkenning is een vorm van herkenning waarbij je geen templates hoeft aan te maken voordat je facturen gaat scannen. Dit betekent dat je meteen kunt starten met het scannen van facturen en dat de gegevens op een factuur onmiddellijk herkend worden door de software.

Deze optie biedt enorm veel voordelen:
  • Je kan meerdere facturen van verschillende leveranciers in één pakket scannen. De herkenning en separatie gebeurd door de intelligentie van OCR-software.
  • Metadata (factuurwaarden) worden automatisch uitgelezen op het document en kunnen gekoppeld worden met boekhoudprogramma’s, ERP-systemen,…
  • De administratieve persoon kan van een uitvoerende functie naar een controlerende functie

Conclusie

Waar voorheen facturen handmatig ingevoerd werden in het boekhoudprogramma, kan er nu tijd en geld bespaard worden door dit proces te automatiseren. Met behulp van factuurherkenning worden relevante gegevens automatisch van de facturen afgelezen. De herkenning van de verschillende waardes helpt enerzijds bij het sneller en efficiënter verwerken van facturen in de financiële administratie, maar anderzijds kunnen facturen ook, op basis van de verschillende herkende kenmerken, eenvoudig teruggevonden worden in een digitaal archief.

De juiste keuze bij de inrichting van software voor factuurherkenning, kan hierbij van grote invloed zijn. Alfacom kan u helpen om de juiste keuze te maken. Wij bieden een uitgebreid productgamma voor OCR-scanning, factuurherkenning en document management.